Textbausteine als Absage

Sehr geehrter Hr. Beusker,

vielen Dank für Ihre Anfrage und Ihr Interesse an unserem Unternehmen und unseren Produkten.

Sie können sich sicherlich vorstellen, wie viele Anfragen wir bekommen und leider können wir nicht jedes Projekt unterstützen, auch wenn wir es gerne möchten. Unsere Sponsoringpartner stehen für die kommende Zeit schon fest und wir bitten um Verständnis, wenn wir Ihnen kein Angebot zukommen lassen können aber wir legen Wert darauf unsere Projekte seriös und kontinuierlich zu begleiten und müssen daher zurzeit von weiteren Verpflichtungen absehen.

Aus diesem Grund müssen wir Ihnen eine Absage senden. Für Ihr Verständnis vielen Dank im Voraus.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr XYZ - Team

Offene Antwort an XYZ

Hallo Werbung Praktikum,

nein, ich kann mir nicht vorstellen, wie viele Anfragen Sie bekommen. Und ich konnte mir auch nicht vorstellen, dass ein Unternehmen wie XYZ so unglaublich unprofessionell antwortet. Da Anfragen wie meine offensichtlich von Praktikanten beantwortet werden, richte ich meine Antwort nun auch an eben diese Praktikantin bzw. diesen Praktikanten.

Also, lieber junger Mensch, so wie es bei XYZ läuft, kann man es natürlich machen, sollte man aber nur, wenn man es nicht besser weiß. Und damit Du von Deinem Praktikum ein wenig mehr hast, als zu lernen, wie man Textbausteine in eMails kopiert, kommen hier ein paar konkrete Anregungen von einem Kunden, der in Sachen Kommunikation nicht ganz unerfahren ist.

Vorab: Eine Antwort aus Textbausteinen, zumal wenn diese Antwort negativ ausfällt, sollte nicht 14 Tage auf sich warten lassen. Unprofessionell.

Die Anrede: Was ist denn "Hr."? Mit einem Zeichen mehr hat man schon das ganze Wort "Herr" getippt. Warum die Abkürzung? Die ist in einer Anrede total unhöflich.

In der Anfrage ist ein konkretes Produkt benannt, daher kann man das in der Antwort aufgreifen und am Ende des ersten Satzes ruhig nennen. Am Unternehmen XYZ habe ich übrigens kein Interesse gezeigt. Es zeugt von einem gehobenen Maß an Einbildung, wenn man als Mitarbeiter der Marketingabteilung davon ausgeht, dass jeder, der eine eMail schreibt, Interesse an dem Unternehmen hat.

Unterstelle dem Anfragenden nicht, dass ihm klar ist, dass er einer von vielen ist. Wer ist das schon gern? Und wenn es ihm so klar wäre, würde er dann schreiben?

Erzähl' nichts aus reiner Freundlichkeit. Wenn XYZ wirklich gern jedes Projekt unterstützen würden, dann würde es das auf die eine oder andere Weise auch können. Zumindest könnte es, auf den konkreten Fall bezogen, den Artikel, wie angeregt, ein paar Prozent günstiger anbieten. Da sollten doch 50,- im Marketingtopf sein für die Aussicht auf 1.000 Kontakte und 25 - 50 interessierte, potenzielle Käufer plus die verhandelbare Produktbesprechung in einem Weblog. Chance vertan.

Der Rest des Absatzes ist lauwarmes Marketinggeschwätz. Er fällt allein dadurch auf, dass die Zeichensetzung - wohl aus dem Gespür heraus, man könne etwas falsch machen - fast gänzlich ausgesetzt wurde.

Und der nächste Satz ("Aus diesem Grund...") erklärt nur eine Absicht, kommt aber nicht auf den Punkt und bittet auch noch um Verständnis dafür.

Und dann die Unterschrift "Ihr XYZ - Team". Die ist in zweifacher Hinsicht daneben. "Ihr"? Bis gerade war die Antwort darauf ausgelegt, mich auf Distanz zu halten, und am Ende kommt dann ein fast schon kumpelhaftes "Ihr". Völlig unpassend. Zudem heißt das Wort richtig "XYZ-Team", ohne Leerzeichen vor und nach dem Bindestrich, denn er verbindet die Worte, was er nicht kann, wenn er sie wegen der Leerzeichen nicht erreicht.

An diese Stelle gehört aber natürlich ein Name. Denn die Mail wurde nicht von einem Team geschrieben, sondern von einem Menschen. Natürlich sollte es schon persönlich losgehen, indem die Antwort von einer offiziellen Absender-Adresse kommt und nicht von einer, bei der der Kunde sofort denkt: "Ah, die nehmen die Anfragen so wenig ernst, dass sie die Praktis aus dem Marketing daransetzen, und die Werbeleute da beherrschen unsere Sprache noch nicht einmal so weit, dass sie merken, dass "Werbung Praktikum" einfach zwei Substantive sind, aber nicht wirklich eine Vertrauen schaffende Aussage darüber, wer der Absender ist. Diese Knaller von Werbeleuten, echt."

Übrigens: es gibt Unternehmen, die haben für solche Fälle extra eine "Sandra Fischer" oder einen "Mark Richter" und alle im Team antworten in dessen Namen. Dass es jene Person nicht gibt, interessiert ja niemanden, aber der Kunde bekommt eine persönliche Antwort.

Wie wäre es mit:

Guten Tag, Andreas Beusker,
vielen Dank für Ihre Anfrage und Ihr Interesse an den [Produktbeschreibung entfernt]. Wir haben in unserer Marketingabteilung geprüft, ob wir Ihr Projekt unterstützen und Ihnen die genannten [Produktbeschreibung entfernt] günstiger anbieten können. Leider ist in unserem Etat kein Spielraum für solche kurzfristigen Projekte. Auch ist die Werbewirksamkeit Ihres Vorhabens für uns nicht nachvollziehbar. Daher können wir Ihnen nicht in der gewünschten Weise helfen.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit Ihrem Projekt!
Viele Grüße
Dunja Classen
Kunden-Service

Das geht auch im IKEA-Stil ganz forsch mit "Hallo Andreas" und Du statt Sie.

So, nun hoffe ich, dass Du etwas mit dem anfangen kannst, was ich da geschrieben habe. Ich habe ziemlich viele Kraftausdrücke wieder gelöscht, weil ich sie - obwohl ich echt sauer bin über solchen Umgang mit Kunden - für unpassend halte.

Ich wünsche Dir noch eine gute Zeit bei XYZ. Und dass Du wirklich was lernst, was Hand und Fuß hat.

Viele Grüße - andreas

P.S.: Oben über meiner Antwort steht "Offene Antwort" und das bedeutet, dass ich gleich diesen freundlichen Schriftwechsel auf meine Website setze. Dann haben andere auch was davon. Lernen schadet nie.